استفاده از این قرارداد برای اجرای خدمات مشاوره، آموزش، مستندسازی و استقرار سیستمهای مدیریتی اهمیت زیادی دارد، زیرا از همان ابتدای همکاری، موضوع قرارداد، حدود وظایف، مدت اجرا، نحوه پرداخت، تعهدات طرفین و شرایط خاتمه یا فسخ به صورت روشن مشخص میشود. این شفافیت باعث میشود کارفرما و مشاور برداشت یکسانی از روند اجرای پروژه داشته باشند و از بروز اختلاف، ابهام و سوءتفاهم در طول همکاری جلوگیری شود.
اهمیت اصلی این قرارداد در آن است که پروژههای مرتبط با استانداردهای مدیریتی، فرایندی چندمرحلهای، تخصصی و زمانبر هستند و بدون وجود یک چارچوب مکتوب و منظم، امکان بینظمی در اجرا، تأخیر در تحویل مستندات، اختلاف در حدود مسئولیتها و بروز مشکلات مالی و اجرایی بسیار افزایش پیدا میکند. این قرارداد با تعیین دقیق موضوع خدمات، فازهای اجرایی، نحوه آموزش، مستندسازی، ممیزی داخلی، اقدامات اصلاحی و بازنگری مدیریت، مسیر اجرای پروژه را منظم و قابل کنترل میسازد.
از مزایای مهم این قرارداد برای کارفرما آن است که خدمات مورد انتظار به صورت دقیق تعریف شده و مشاور نمیتواند خارج از مفاد توافق یا کمتر از سطح تعهد شده عمل کند. همچنین کارفرما میتواند بر اساس مفاد قرارداد، زمانبندی پروژه، کیفیت اجرای مراحل، تحویل مستندات، برگزاری آموزشها و انجام ممیزیها را پیگیری و کنترل نماید. پیشبینی نحوه پرداخت مرحلهای نیز برای کارفرما این مزیت را دارد که پرداختها متناسب با پیشرفت واقعی کار انجام شود.
برای مشاور نیز این قرارداد دارای مزایای مهمی است، زیرا حدود مسئولیت، میزان حقالزحمه، مراحل دریافت مطالبات، وظایف کارفرما در همکاری و تأمین اطلاعات و امکانات، و همچنین هزینههای خارج از شمول قرارداد به طور مشخص تعیین شده است. این موضوع از تحمیل درخواستهای خارج از توافق جلوگیری میکند و مبنای روشنی برای مطالبه دستمزد و پیگیری حقوق قراردادی مشاور به وجود میآورد.
یکی دیگر از مزایای این قرارداد، تعیین مسئولیت همکاری کارفرما در معرفی نماینده، ارائه اطلاعات، فراهم کردن امکانات و اجرای بهموقع برنامهها است. در پروژههای استقرار سیستم مدیریت، موفقیت کار فقط وابسته به مشاور نیست و بدون همکاری واحدهای داخلی سازمان، نتیجه مطلوب حاصل نمیشود. بنابراین این قرارداد نقش هر یک از طرفین را مشخص کرده و مسئولیت پیشرفت پروژه را به صورت متوازن تنظیم میکند.
از منظر حقوقی نیز این قرارداد اهمیت بالایی دارد، زیرا در صورت بروز اختلاف، تأخیر، عدم انجام تعهدات، فسخ یا خاتمه همکاری، مبنای رسیدگی و استناد طرفین خواهد بود. وجود بندهای مربوط به فسخ، خاتمه، رازداری، مالکیت اسناد، حوادث غیرمترقبه و اقامتگاه قانونی، امنیت حقوقی بیشتری برای طرفین ایجاد میکند و ریسکهای ناشی از همکاری را کاهش میدهد.
در مجموع، این قرارداد ابزاری برای ایجاد نظم، شفافیت، قابلیت پیگیری، حفظ حقوق طرفین، کنترل هزینهها، کاهش اختلافات، و افزایش احتمال موفقیت در اجرای پروژههای استقرار و اخذ گواهینامههای مدیریتی است و میتواند مبنایی مطمئن برای یک همکاری حرفهای، هدفمند و قابل ارزیابی میان کارفرما و مشاور باشد.
